Software di gestione aziendale: che cosa è un ERP, quante aziende lo usano e come scegliere il migliore

Nel panorama aziendale moderno l'efficienza e l'organizzazione sono fondamentali. Le aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole medie imprese alle grandi multinazionali, sono sempre più alla ricerca di strumenti digitali innovativi per semplificare la gestione operativa e migliorare la produttività. In questo contesto i software di gestione aziendale stanno diventando una risorsa imprescindibile. Ma cosa sono esattamente? Quanto sono realmente usati in Italia? E come si sceglie il software giusto per la propria azienda? 

Che cosa è un ERP? È un software di gestione aziendale

I software di gestione aziendale, noti anche come ERP (Enterprise Resource Planning), sono delle soluzioni informatiche progettate per automatizzare e integrare i processi di business all'interno di un'organizzazione. Questi strumenti consentono di gestire da un'unica piattaforma centralizzata diverse funzioni aziendali, tra cui la contabilità, le risorse umane, la produzione, il magazzino, le vendite e molto altro. Lo scopo principale è quello di migliorare l'efficienza operativa, ridurre gli errori e facilitare la comunicazione tra i vari reparti.

Quante e quali aziende usano i software di gestione aziendale in Italia

Secondo il report Imprese e ICT dell'ISTAT del 2023 in Italia il 42% delle piccole e medie imprese utilizza un software gestionale ERP, mentre questa percentuale sale all'85% per le grandi aziende italiane (quelle con almeno 250 dipendenti):

"La transizione digitale delle imprese ancora non decolla":  fra le PMI e le grandi aziende "i divari maggiori si riscontrano, a scapito delle PMI (imprese con 10-249 addetti), nelle attività che richiedono maggiore competenza specialistica come per l’analisi di dati (25,7% le PMI e 74,1% le grandi imprese) e in quelle  più legate alla complessità organizzativa e dimensionale come per l’utilizzo di software gestionali (ERP e CRM) (rispettivamente 41,4% e 85,0%; 18,5% e 53,4%).

Più nello specifico, annoverando l'utilizzo di software ERP come uno dei 12 indicatori della transizione digitale italiana, il report riporta in un grafico apposito la percentuale di aziende che fanno uso degli ERP suddivise in base all'attività economica. Questa è la classifica delle attività economiche dove la percentuale di imprese che usano gli ERP è maggiore:

• 58 % - FORNIT. ENERGIA
• 57 % - SERVIZI DI INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE
• 54 % - ATT. MANIFATTURIERE
• 45 % - COMM. INGROSSO E DETTAGLIO
• 43 % - FORNIT. ACQUA RETI FOGNARIE, GESTIONE RIFIUTI
• 43 % - ATTIVITÀ PROFESSIONALI, SCIENTIFICHE E TECNICHE
• 34 % - TRASPORTO E MAGAZZINAGGIO
• 34 % - ATTIVITÀ IMMOBILIARI
• 33 % - COSTRUZIONI
• 31 % - NOLEGGIO, AGENZIE VIAGGIO, SUPPORTO ALLE IMPRESE
• 16 % - SERVIZI DI ALLOGGIO E RISTORAZIONE

Il rapporto offre infine un ultimo spunto interessante al riguardo:  "Il 48,7% delle imprese con almeno 10 addetti, utilizza almeno un software aziendale tra quelli volti alla pianificazione delle risorse aziendali (ERP-Enterprise Resouce Planning), alla gestione delle informazioni sui clienti (es. relazioni o transazioni) (CRM-Customer relationship management) oppure quelli di Business Intelligence (BI) utilizzati ad esempio per analizzare i dati per decisioni e pianificazioni strategiche (Figura 3). Tra queste oltre la metà (53,6%) dichiara di aver effettuato nell’anno precedente acquisti legati a tali software gestionali e il 60,0% che i dati utilizzati sono memorizzati in database relazionali."

Perché investire in un ERP?

Usare un software di gestione aziendale offre numerosi vantaggi.

1. Automatizzazione dei processi: Un buon software di gestione aziendale automatizza molte attività ripetitive, facendo risparmiare tempo prezioso ai dipendenti che possono concentrarsi su altri compiti a maggior valore aggiunto
    
2. Riduzione degli errori: Grazie all'integrazione dei dati e alla riduzione dell'inserimento manuale, diminuisce il rischio di errori, migliorando la precisione delle informazioni aziendali
    
3. Miglioramento della comunicazione interna: Un gestionale aziendale facilita la condivisione delle informazioni tra i diversi reparti, migliorando la collaborazione e la coesione all'interno dell'azienda
    
4. Accesso in tempo reale ai dati: Questi software permettono di accedere a dati aggiornati in tempo reale, aiutando i manager a prendere decisioni informate e tempestive
    
5. Scalabilità: I software di gestione aziendale possono crescere insieme all'azienda, adattandosi facilmente all'aumento del volume di dati o all'espansione delle operazioni

Come scegliere il software di gestione aziendale migliore?

La scelta del software di gestione aziendale più adatto dipende dalle esigenze specifiche dell'impresa, ma alcuni fattori sono sicuramente da prendere in considerazione:

1. Identificare le esigenze: prima di tutto è fondamentale comprendere quali sono i processi aziendali da automatizzare o migliorare. Ogni azienda ha esigenze diverse quindi è importante fare un'analisi interna accurata
    
2. Valutare le funzionalità offerte: non tutti i software di gestione aziendale sono uguali. Alcuni sono più focalizzati su settori specifici, mentre altri offrono funzionalità più generiche
    
3. Considerare la facilità d'uso: un software, per quanto potente, deve essere facile da usare. Un'interfaccia intuitiva e una curva di apprendimento ridotta sono essenziali per garantire che i dipendenti possano adottare il nuovo strumento senza difficoltà
    
4. Verificare la scalabilità:  è sempre meglio scegliere un software che possa crescere insieme all'azienda. Il software deve essere in grado di gestire un numero crescente di utenti e dati senza compromettere le prestazioni
    
5. Assistenza e supporto: il supporto tecnico è cruciale quando si implementa un nuovo software. È consigliabile verificare che il fornitore offra assistenza adeguata e che sia reperibile per risolvere eventuali problemi
    
6. Costo: valutare se l'investimento è giustificato dal potenziale miglioramento dell'efficienza operativa. Tenendo a mente che il prezzo non dovrebbe essere l'unico fattore decisivo, ma piuttosto uno dei tanti da considerare

Alcuni famosi software di gestione aziendale sul mercato

Tra le soluzioni più popolari, ci sono diversi software di gestione aziendale che si sono distinti per affidabilità e funzionalità:

• SAP Business One: ideale per le piccole e medie imprese, offre una vasta gamma di funzionalità per la gestione di tutti i settori aziendali
   
• Microsoft Dynamics 365: soluzione flessibile e scalabile che integra CRM ed ERP, perfetta per aziende di diverse dimensioni
   
• Odoo: software open-source che offre un'incredibile flessibilità e un'ampia gamma di moduli per personalizzare la soluzione in base alle esigenze specifiche dell'azienda
   
• Zoho One: un pacchetto di applicazioni che copre tutte le esigenze aziendali, dal CRM alla contabilità, ideale per le piccole imprese

Software su misura e personalizzazioni

Oltre ai software di gestione aziendale standard disponibili sul mercato, molte aziende scelgono di personalizzare le soluzioni esistenti o di sviluppare software fatti ad hoc per rispondere meglio alle proprie specifiche esigenze. La personalizzazione di un software commerciale, realizzata da sviluppatori esperti, consente di adattare il programma alle particolari necessità dell'azienda, migliorando così l'efficienza e l'integrazione dei processi interni. Tuttavia, l'adozione di un software completamente personalizzato presenta vantaggi e svantaggi. I vantaggi includono una maggiore aderenza ai processi aziendali specifici e un migliore supporto alle operazioni uniche dell'azienda. D'altro canto, gli svantaggi possono includere costi più elevati di sviluppo e manutenzione, nonché una maggiore complessità nella gestione delle modifiche e degli aggiornamenti.
 

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Da qui in avanti forniamo una descrizione panoramica dei tipi specifici di software ERP più usati, descrivendoli e consigliando alcune soluzioni commerciali note.

I software di tesoreria aziendale

Un software di tesoreria aziendale è uno strumento essenziale per la gestione finanziaria di un'impresa. Questi programmi aiutano le aziende a monitorare e gestire il flusso di cassa, prevedere le esigenze di liquidità, gestire i rapporti con le banche e ottimizzare le operazioni di finanziamento. Utilizzando un software di tesoreria le aziende possono ottenere una visione chiara della loro posizione finanziaria in tempo reale, riducendo al minimo i rischi di insolvenza e migliorando la pianificazione finanziaria a lungo termine. Inoltre, automatizzando i processi di tesoreria, è possibile ridurre gli errori manuali e migliorare l'efficienza operativa.

Soluzioni commerciali consigliate:

• Kyriba: piattaforma completa di gestione della tesoreria con funzionalità avanzate per il cash management, i pagamenti e la gestione del rischio finanziario
   
• SAP Treasury and Risk Management: soluzione integrata per la gestione della liquidità e dei rischi finanziari, parte del più ampio ecosistema SAP
   
• TMS di GTreasury: ideale per aziende di medie e grandi dimensioni, offre strumenti per la gestione del cash flow e del rischio finanziario

I software di contabilità aziendale

Un software di contabilità aziendale è fondamentale per gestire in modo efficiente le finanze di un'azienda. Questi strumenti facilitano la registrazione delle transazioni finanziarie, l'elaborazione delle fatture, la gestione delle buste paga e la produzione di report finanziari. Utilizzando un software di contabilità, le aziende possono mantenere la conformità con le normative fiscali, migliorare la trasparenza finanziaria e prendere decisioni informate basate su dati accurati. I software di contabilità automatizzano anche molte attività ripetitive, riducendo il tempo necessario per la gestione finanziaria e minimizzando gli errori.

Soluzioni commerciali consigliate:

• QuickBooks: soluzione popolare per piccole e medie imprese, con funzionalità complete per la gestione della contabilità e delle buste paga
   
• Sage 50cloud: offre potenti strumenti di contabilità per le piccole e medie imprese, con opzioni di integrazione cloud per una maggiore flessibilità
   
• Xero: software di contabilità basato su cloud, ideale per le piccole imprese grazie alla sua facilità d'uso e alle funzionalità di reporting

I software per la gestione del negozio

I software di gestione per negozi sono progettati per aiutare i commercianti a gestire le operazioni quotidiane del punto vendita, comprese la gestione dell'inventario, le vendite, il monitoraggio delle scorte e la gestione dei clienti. Questi strumenti consentono ai proprietari di negozi di migliorare l'efficienza operativa, ridurre i costi e ottimizzare l'esperienza del cliente. Con funzionalità che vanno dalla gestione delle casse alla creazione di report dettagliati sulle vendite, un buon software di gestione per negozi può fare la differenza nel migliorare la redditività e la sostenibilità di un'attività commerciale.

Soluzioni commerciali consigliate:

• Vend: sistema POS (Point of Sale) basato su cloud che offre funzionalità avanzate di gestione del magazzino e delle vendite
   
• Lightspeed: sistema POS che combina la gestione delle vendite con strumenti di analisi e gestione dell'inventario
   
• Shopify POS: parte della piattaforma di e-commerce Shopify, offre una soluzione integrata per gestire le vendite sia online che offline

I software di gestione risorse umane

Un software di gestione delle risorse umane (HRM) è progettato per facilitare la gestione del personale all'interno di un'azienda. Questi software aiutano le aziende a gestire il reclutamento, la formazione, la valutazione delle performance, la gestione delle buste paga e la conformità alle normative sul lavoro. Utilizzando un software HRM, le aziende possono migliorare la comunicazione interna, ridurre i costi amministrativi e garantire che le risorse umane siano gestite in modo efficiente e strategico. L'automazione dei processi HR permette anche di ridurre gli errori e migliorare la soddisfazione dei dipendenti.

Soluzioni commerciali consigliate:

• Workday: soluzione cloud per la gestione delle risorse umane che copre tutto, dalla gestione dei talenti alla pianificazione del personale
   
• BambooHR: ideale per le piccole e medie imprese, offre strumenti per la gestione delle assunzioni, la formazione e la valutazione delle performance
   
• SAP SuccessFactors: una soluzione completa per la gestione del capitale umano, adatta a grandi organizzazioni con esigenze complesse

Software gestionale per un negozio abbigliamento

I software gestionali per negozi di abbigliamento sono specificamente progettati per soddisfare le esigenze dei rivenditori di moda. Questi programmi offrono funzionalità come la gestione dell'inventario, il monitoraggio delle vendite, la gestione delle promozioni e l'analisi delle tendenze di acquisto dei clienti. Utilizzando un software gestionale, i negozi di abbigliamento possono ottimizzare l'assortimento dei prodotti, migliorare l'efficienza operativa e aumentare la soddisfazione del cliente. Inoltre, l'integrazione con i sistemi POS permette una gestione più fluida delle transazioni e un migliore controllo delle operazioni di cassa.

Soluzioni commerciali consigliate:

• Retail Pro: software gestionale versatile, particolarmente indicato per i negozi di abbigliamento, con potenti strumenti di analisi e gestione del magazzino
• Cegid Retail: soluzione completa per la gestione dei negozi di moda, che include funzionalità avanzate per la gestione dell'inventario e delle vendite
• NCR Counterpoint: software POS che offre funzionalità specifiche per i rivenditori di abbigliamento, compresa la gestione delle varianti di prodotto

Software Gestionale per B&B

Un software gestionale per Bed & Breakfast è progettato per semplificare la gestione delle prenotazioni, delle tariffe e della comunicazione con gli ospiti. Questi strumenti consentono ai proprietari di B&B di gestire efficacemente le operazioni quotidiane, come il check-in e il check-out, la fatturazione e la gestione delle recensioni. Un buon software gestionale per B&B può anche integrare canali di prenotazione online, facilitando la gestione delle disponibilità e delle tariffe in tempo reale. Questo tipo di software aiuta a migliorare l'esperienza degli ospiti, aumentando la soddisfazione e favorendo le recensioni positive.

Soluzioni commerciali consigliate:

• Cloudbeds: piattaforma completa che offre strumenti per la gestione delle prenotazioni, la fatturazione e l'integrazione con i canali di distribuzione
   
• Little Hotelier: progettato specificamente per le piccole strutture ricettive, include funzionalità per la gestione delle prenotazioni e delle relazioni con i clienti
   
• eZee Absolute: soluzione cloud-based che offre funzionalità per la gestione operativa dei B&B, comprese le prenotazioni e la gestione delle tariffe.

Software di gestione della flotta aziendale

I software di gestione della flotta aziendale sono progettati per aiutare le aziende a gestire e ottimizzare l'utilizzo dei loro veicoli aziendali. Questi strumenti forniscono funzionalità per monitorare la posizione dei veicoli in tempo reale, programmare la manutenzione, gestire i costi del carburante e analizzare le performance dei conducenti.

Soluzioni commerciali consigliate:

• Samsara: piattaforma di gestione della flotta che offre monitoraggio in tempo reale, strumenti di sicurezza per i conducenti e analisi dei dati
   
• Verizon Connect: fornisce funzionalità di localizzazione GPS, monitoraggio del carburante e gestione delle performance dei conducenti
   
• Geotab: offre ampie capacità di analisi dei dati e reportistica, ideale per aziende che gestiscono grandi flotte.

Conclusione

Scegliere il giusto software di gestione aziendale è una decisione critica che può avere un impatto significativo sull'efficienza e sulla crescita di una impresa. Considerando attentamente le esigenze, le funzionalità offerte, la facilità d'uso, la scalabilità, il supporto e il costo, si può però trovare la soluzione più adatta per il proprio business. L'investimento in un software di gestione aziendale può sembrare impegnativo all'inizio, ma i benefici a lungo termine superano di gran lunga i costi iniziali, contribuendo a rendere un'azienda più competitiva e preparata per il futuro.